总审计署查账 揪出多个政府部门的四大问题

更新:
2018年07月17日 21:04
People's Association's Chingay
人民协会主办的年度妆艺大游行,今年也被审计总长揪出问题。(联合早报)

揪出“老鼠屎”。

每年到了7月中旬,各政府部门与法定机构都会默默“烧高香”,祈求总审计署在年度《审计总长报告》中,不会突然出现自己单位的名字。

今年,总审计署那把大公无私的显微镜聚焦到了人民协会、内政部(民防部队 + 移民及关卡局)、教育部、国防部、会计与企业管制局、海事与港务局、新加坡科技研究局和新加坡国立研究基金会身上。

虽然整体上,各政府部门与机构在运作和监管上都达到审计署的高要求,但这个“包青天”审计总长依然还是能揪出一些比较严重的漏洞,例如:

  • 人民协会未经公平采购程序,将总值50万元的2017年农历新年街灯装饰和2016年中秋节街灯装饰合同颁给同一家海外机构;还让员工用现金直接从国外采购14万2200元的妆艺大游行服饰;
  • 国防部过去六年,多付给供应商20万元除草;
  • 移民与关卡局让俱乐部业者免费经营拍照柜台长达33年,损失了600多万元的租金;
  • 民防部队在车辆保养维修合同的承包商未完成服务的情况下,多付了12万元维修费,而且有3名员工事后“无中生有”创造了车辆保养维修记录。

在今天中午刚发布的长达80页的《2017/18财政年度审计总长报告》中,在审计了16个政府部门、5项政府资金、9个法定机构之后,审计总长总结出四大问题:

  1. 合同普遍疏于管理
  2. IT系统管控薄弱
  3. 财务资金管控宽松
  4. 研发津贴的管理存有漏洞

一、合同普疏于管理

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资料来源:总审计署。(李雅歌制图)
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资料来源:总审计署。(李雅歌制图)

国防部

承包商因报大数夸大面积,导致国防科技局过去6年里多缴付了20万新元(下同)的除草费,相等于总值70万元的除草合约总费用的27%。这个错误从2011年10月1日至2017年9月30日的六年间都没被国防部的设施管理代理、合约经理及国防科技局所察觉。国防科技局本月底将着手向承包商追讨回20万元款项,并针对设施管理代理的疏漏加以惩治。

民防部队

民防部队在管理两项总值180万元的车辆保养维修合同上存有疏忽。在没有确保维修确实有落实、也没有核对所需维修的车辆种类及维修频率和记录的情况下,仅依据承包商所提呈的维修记录就确认车辆已维修,支付了12万元给承包商。

为迎合审计要求,民防部队的三名职员还与承包商一起创建了维修记录文件,并在文件上填写过去的日期。民防部队上个月已索回多付出去的12万元款项,并对玩忽职守的三名员工和承包商进行惩治。民防部队也将在2020年4月实施新的物流管理机制,完善审查、制定及核对车辆维修及保养过程。

教育部

审计总长发现,教育部在结算合约时用了很长时间,总值1361万元的合约在项目结束四个月至四年零七个月后才全部付清。在58个建筑合同中,有65.5%(38个)总值78万元的变更未得到相关当局的同意就进行。其中有15个是在工程展开后的三个月至三年才获得当局批准。其余23个合同的工程则已在五个月至两年多前早已展开,不过截至今年3月,这些合同还未获得批准。

另外还有总值2亿2190万元的9个招标合同的评估存有漏洞,在竞标日期结束后修改评估标准,导致某些投标单位中标。

人民协会

人民协会是这次审计报告中“问题”最多的法定机构。

在人协属下被审计的18个基层组织当中,有13个竟然没有在事先获得上级领导同意的情况下就颁发合约并进行合约变更,总值61万9900元。

审计总长也发现,人协允许一名员工出国采购2017年妆艺大游行的服饰,并用现金或通过汇款单位支付总值14万2200元的费用,再根据收据报销,但这名员工所提交的一部分现金收据‘长得极其可疑’。为了采购这批服饰,该员工一共出国三次。第一次有两名同事陪同,另两次则是他自己掏钱出国去付清费用并拿回付款收据,没有其他人能够证明收据的真伪。

人协自2014年起也将主要庆典活动如农历新年、妆艺大游行和中秋节的街灯装饰合约颁给海外的一家公司。此外,2016年的中秋节灯饰(合约总值20万元)和2017年的农历新年灯饰(合约总值30万元)也没有按政府规定的采购程序来颁发合约。

海外的这家公司在竞标时将那些由基层组织承担的隐形费用(例如委派工人到新加坡进行安装的住宿费、灯饰的材料运输费和组装场地的租费等)全部排除在投标价之外,导致评估者无法在全知的情况下作出公平的甄选。

即使上述海外公司在竞标截止日期结束后才提交投标文件,基层组织依然允许该公司竞标。这违反了政府向来主张的采购必须开放、公平竞争和透明的原则;审计总长还发现,与这家海外公司签订的合同并非根据新加坡法律来草拟,原来是对方提供的合约。

二、IT系统管控薄弱

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资料来源:总审计署。(李雅歌制图)

国防部

国防部因延迟删除采购系统登录的权限,导致219个采购系统登录权限早已过期的用户中,依然有41人(18.7%)拥有权限登录系统。这些用户本该在53天或超过十年前就删除登录权限。这41人当中有14人有权限可以审核批准合约并处理货品单据,另外27人有权限可以读取交易内容,包括数量和交易金额。

审计总长也发现,在2015年4月至2017年7月之间,有33名授权用户与他人分享了采购账户的登入详情,导致未授权的职员可以操作这些账户。其中有4名授权职员的账户在他们出国期间被未授权人员登入19次进行采购活动,触犯了国防部的IT安全法规。

国防部解释说,他们原以为采购系统会自动删除这些“过期”用户。他们已在2018年1月删除了所有权限过期的用户,未来也会定期审核系统,确保没有疏漏。至于那4名与其他同事共享采购账户的职员,国防部已惩治了其中三人,剩余那人已不再服务于国防部。国防部也会强化系统,杜绝“一户多人共享”的情况。

教育部

教育部没有对7名IT管理人的线上活动进行记录与审核。这7个人都是负责看管教育储蓄户头资金交易系统和中学后延续教育户头资金交易系统的供应商,他们有权限给予指令让系统从某些户头扣除款项或者添加款项。疏于监管意味着这7名供应商人员在系统上的“所做所为”全部是隐藏而且不可查询的。教育部发现疏漏后已补上漏洞,并会在年底强化整个IT系统管理人的线上活动记录监管工作。

会计与企业管制局

审计总长发现,有两名拥有特权的用户在登录会计与企业管制局系统后的一切线上活动均没有记录在案。这意味着这两名用户有通行无阻的权限去提取资料库的商业资讯并修改内容,有可能伤害到资料库的完整性与保密性。会计与企业管制局已于今年4月启动了登录记录系统,让所有拥有特权的用户在网上的行踪都无所遁形。

三、财务资金管控宽松

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资料来源:总审计署。(李雅歌制图)

内政部(移民及关卡局)

审计总长揭露,移民及关卡局大厦内的两个照相柜台,有一个是由一家俱乐部经营,33年来从未缴交租金。另一个柜台的经营者则通过公开招标租下场地,并缴交与市场价格相同的租金。

该俱乐部其实是一个学会,由在职与退休的移民及关卡局员工经营,所赚取的收入用于资助会员的体育休闲活动。据内政部预计,如果按市价计算,租用该场地的费用至今已累计为610万元左右。移民与关卡局已于本月1日停止将场地租给该俱乐部,俱乐部也将全部收入所得245万元用来缴付租金。

人民协会

在被审计的9个基层组织当中,有三个没有为在不同场合发放出去的12万3600元福利援助和4500元现金奖品的领取做记录。总值76万2400元的食物兑换卷的报销程序也相当混乱,食物兑换券在报销后没有被销毁或做记号让它失效,导致同一张食物兑换卷可能被报销超过一次。

被购买来发放给低收入家庭的日用品种类也与供应商合同所列出的种类不一致。其中有9种日用品的价格高于合同,另外25种没有列在原合同内,还有12种花了2800元采购,却连续三个月没有分发给居民。

海事与港务局

海事与港务局在2014年至2017年期间,对4618艘靠岸船只多征收了550万元的海港税。另外,在2011年至2017年之间,对40艘被捕船只却少收了587万元的海港税。海事与港务局将会把多征收的550万元退回给船只。

四、研发津贴的管理存有漏洞

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资料来源:总审计署。(李雅歌制图)

这一项简而言之,就是新加坡科技研究局延迟发放了5499万的研发津贴,也未能及时回收63万元的未用完经费。另外,新科局也没有为1848万元的津贴开支索取相应的审计报告。

新加坡国立研究基金会则被审计总长发现,不但在发放5220万元的津贴之前没有进行审核,甚至还为一些不该使用津贴来付费的项目埋单。基金会也没有为发放出去的2亿5017万元研究津贴索取相应的审计报告。

财政部:接纳审计总长的所有建议

财政部针对总审计署的这份报告代表政府各部门和机构回应时说,政府已经接纳所有的建议,各部门也正在跟进并采取必要行动进行整改。财政部还说,政府将致力于确保公共资源的问责性和透明性,“公款也已获得如实的交代。”

财政部在文告中也说:“基于公共领域的庞大规模,有时发生人为失误是难免的。重要的是发生这些事情时要诚实面对,并从中学习确保不会重蹈覆辙。”

一种米养百种人,政府部门和机构的14万5000名公务员工当中,肯定有非常尽责的,也有像审计总长所揪出的那种“老鼠屎”。

红蚂蚁希望审计总长永远都握紧这把独立公正的尚方宝剑来斩断陋习及所有不符合标准流程的做法。但有时候,一些看似不合理的做法也许合情也更合适,就不知道审计总署在那些方面会否网开一面,让政府部门的服务变得更有人情味?这把尚方宝剑日后能变得多大多长,够不够坚韧,就只有时间才有答案了。

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